INTRODUCCION

INTRODUCCION

REGLAS DE UNA SECRETARIA

• Eficiente, discreta y respetuosa.

• Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.

• Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.

• Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.

• Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.

• Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.

• Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

REGLAS DE ORO DE UNA BUENA SECRETARIA

1- Honestidad y ética.Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales.
2- Espíritu de servicio.Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar.Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectar con las inquietudes de quienes les rodean. El "brazo derecho" se convierte entonces en "todo oídos", en una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal
o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa.¿Puede haber algo más irritante que ver a su persona de confianza cruzada de
brazos, a la espera de instrucciones?

NUEVAS REGLAS

5- Tranquilidad y paciencia.
Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.
Nada más abrir la puerta de su despacho, se encontrará con usted, que recibirá toda su furia. Debe asumirlo y saber mantener la calma.
6- Sentido del humor.La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
7- Discreción.Si, generalmente, la murmuración "mata" el ambiente de compañerismo en el que se debe trabajar, esto resulta aún más grave en el caso del asistente del jefe.
A medio camino entre la dirección y los empleados, sus críticas pueden resultar letales.
8- Disponibilidad.Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.
Si se hace imprescindible (lo que es frecuente) la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación.
En cualquier caso, la disponibilidad depende del nivel profesional o de las responsabilidades, y su sueldo se adaptará en consecuencia.
9- Capacidad de aguante.Suele ser común que usted "corra" para realizar un trabajo "extremadamente" urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez.Aunque le hagan faenas como la descrita, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
Más vale prevenir...

 

VESTIMENTA DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA

                            La vestimenta de una secretaria

El vestuario es el encargado de destacar las mejores cualidades físicas de las personas, pero éste debe ser de acuerdo al tipo de trabajo o actividad.

Para vestir bien es necesario aprender a comprar y no comprar en forma compulsiva, para esto se debe elegir lo adecuado, combinando colores, prendas según su estilo, rasgos físicos, dictados de la moda y accesorios para formar un conjunto agradable y de buen gusto.

Al elegir una prenda de vestir se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a)      La estatura, el peso, las proporciones y entorno facial, que limitan lo que le sienta bien a una persona.

b)      Para elegir la ropa adecuada, debe conocer su tipo: alta, baja, delgada, peso medio, etc.

c)      Un traje de un color alarga la figura.

d)     Los tonos pasteles proporcionan un aire delicado y refinado.

e)      La combinación de dos colores, en contraste, acortan la figura y la hacen parecer más baja y ancha.

f)       Las líneas verticales alargan la figura y la hacen ver más delgada.

g)      Las líneas horizontales dan la sensación de anchura y acortan la figura.

Consideraciones especiales que se deben tener con su ropa y accesorios antes de usarlos:

      La ropa debe estar limpia y bien planchada.

      Repasar los botones o pegarlos cuando se han soltado.

      Cepillar diariamente las chaquetas o ropa gruesa.

      Lustrar y limpiar los zapatos diariamente.

      Revisar tapillas y cordones.

      Tenga calcetines y/o pantys en colores apropiados a sus tenidas.

      Deje su ropa ordenada diariamente, para que cuando la vuelva a necesitar la

Publicado por Melyuri Criollor Rivera en 14:36 No hay comentarios:

EL SECRETARIADO EN LA ACTUALIDAD

El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; por que es un asistente ejecutivo que posee el dominio completo de las técnicas de la oficina que demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado.

Por ello es indispensable que el secretario posea capacidades intelectuales, disposición dinámica, seguridad personal, criterio adecuado y personalidad, etc.

Acorde en las funciones y características peculiares de la actividad que puede desempeñar el secretario, puede clasificarse en Secretario Ejecutivo, Administrativo, Comercial, Bilingüe, Computacional, etc.

SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en cuanto a la mayor responsabilidad, ingerencia y autoridad que posee en el manejo de los asuntos, negocios y actividades propias de una empresa o entidad. Actúa a nombre propio y a nivel de jefatura en las diversas acciones dinámicas como: compra, venta, contrataciones, etc.

Posee una formación idónea, conociendo de la redacción, administración de personal y empresa, técnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho administrativo, relaciones públicas, relaciones humanas y un elevado grado cultural.

Por su formación y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y toma de decisiones, organización y planificación de la empresa. En suma es un ejecutivo más.

SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe el las decisiones laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio público, semifiscal o municipal.

Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el público, conecta al jefe con otros funcionarios, etc.

SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las actividades mercantiles, comerciales o profesionales a su jefe inmediato. Completamente las labores, sugiere y actúa en nombre de su jefe o superior. Debe poseer una preparación técnica y profesional adecuada  a sus funciones, redactar eficientemente la correspondencia comercial y de otra índole; manejar las comunicaciones en forma expedita; tener habilidad y destreza dactilográfica y taquigráfica.